Enseignants : bonnes pratiques d’usages des outils numériques pour l’enseignement

Cette page a pour objectif d’indiquer les conditions optimales et les bonnes pratiques d’usage des outils numériques pour l’enseignement dans le contexte de la continuité pédagogique. 

Recommandations pour la plateforme pédagogique Moodle

Les heures d’affluence 

L’affluence sur la plateforme pédagogique Moodle est importante, principalement entre 9h et 16h. Quand cela est possible, privilégier pour l’organisation des espaces (dépôts principalement) après 16h ou le tout début de matinée. 

Navigateur d’accès à la plateforme pédagogique

Il est déconseillé d’utiliser le navigateur Chrome pour se rendre sur la plateforme pédagogique, préférer plutôt Firefox. L’usage de Chrome a une incidence sur les serveurs de la Direction des Systèmes d’Information (DSI).

La déconnexion et le téléchargement des ressources pédagogiques  

Il est conseillé de se déconnecter de la plateforme pédagogique et de fermer sa session une fois les ressources téléchargées et/ou consultées. Il est conseillé d’éviter de laisser sa session ouverte durant plusieurs heures si cela n’est pas utile. 

Les intitulés de cours et les catégories 

Pour que les étudiants retrouvent au mieux les cours déposés, il est conseillé de bien nommer les espaces de cours qui sont créés. Vous pouvez respecter la codification de la maquette pédagogique (numéro et nom de l’UE et précisions utiles). Lors de la création des espaces de cours, veuillez bien indiquer la catégorie de cours dans lequel placer l’espace de cours. 

Si vous constatez que vous avez des espaces de cours à supprimer, merci de nous les signaler.

Taille des fichiers

Le dépôt direct de fichiers sur la plateforme est limité à 250Mo. En cas de fichiers très volumineux (pour les vidéos, voir paragraphe dédié ci-dessous) préférez ponctuellement volumen.univ-ubs.fr/ et insérez le lien de téléchargement obtenu sur l’espace moodle.

Examen à distance – recommandations sur l’activité Test

Pour limiter la charge coté serveur sur des tests avec un nombre important de questions et de participants, quelques bonnes pratiques … idéalement suivre au moins l’une des trois :

  • Optimiser le nombre de pages : plus il y aura de pages, plus il y aura d’actions des étudiants (validation de chacune), plus il y aura de charge coté serveur … idéalement préférer plusieurs questions par pages.
    • En pratique : Pour un test avec 100 étudiants et 30 pages, 3000 occurrences seront créées sur le serveur
  • Donner un temps de réponse disponible suffisant : en lien avec le nombre de pages, l’activité ne permettra pas de tester la rapidité de réponses des étudiants … laisser un temps estimé d’au moins 30 secondes par question (nombre de questions total divisé par le temps disponible donné), plus s’il y a une question par page.
    • En pratique : Pour un test avec 100 étudiants et 30 pages, si le temps de réponse disponible est de 10 minutes, l’étudiant aura un temps de réponse par question de 20 secondes et le nombre de validations simultanées engagées risquent de ralentir l’accès au serveur.
  • Pour des grandes promotions (150+), diviser au moins en deux groupes sur des temps séparés pour la réalisation des tests (recommandation applicable aussi pour les rendus sur l’activité Devoir)
    • En pratique : plus le nombre de répondants est élevé, plus les illustrations précédentes sont valables.

Recommandations pour l’usage des outils de vidéo 

L’usage de la vidéo est plus consommatrice en bande passante sur le réseau que l’audio ou le texte, autant que possible limiter l’utilisation aux usages les plus pertinents.

Pour la mise en ligne de vos ressources vidéo, veuillez privilégier le serveur vidéo dédié, disponible à partir de la plateforme pédagogique dans la liste d’activités et de ressources disponibles (Ressource du MediaServer) et y héberger uniquement vos contenus (exemple : pas de reportages TV pouvant engendrer une atteinte au droit d’auteur … les documentaires légalement disponibles sont normalement hébergés sur les sites des chaînes concernées, il peut être proposé un simple lien).

Si vous êtes le créateur des vidéos, dans la mesure du possible, préférez des séquences courtes en format .mp4 et avec une taille maximum de 1280*720 pour faciliter la lecture de ceux ne disposant pas d’une bonne connexion Internet. Au niveau du serveur vidéo, une option permet aussi de rendre téléchargeable les vidéos pour faciliter l’accès (Éditer / Communauté / Afficher les téléchargements).

Recommandations pour les outils de visioconférences et classe virtuelle pour l’enseignement 

L’outil de classe virtuelle VIA (https://actutice.fr/guides/ubs-classe-virtuelle-moodle/) actuellement extrêmement sollicité, des lenteurs et difficultés d’usages peuvent être constatées (impossibilité de partage d’écran, ajouts de fichiers lents). Il est conseillé de charger ses fichiers en amont de la session sur un temps creux et de limiter l’usage des webcams.

En cas dysfonctionnement de l’outil de classe virtuelle, il existe des solutions de visioconférences externes. Nous vous proposons de retrouver une sélection des outils alternatif à SVI VIA sur ce document https://actutice.fr/guides/outils-de-visioconference-alternatives/. Le SUP n’assurera pas d’assistance et d’accompagnements sur ces outils, aucune de ces autres solutions ne garantit la protection des données personnelles des utilisateurs (voir le paragraphe correspondant dans les conditions d’utilisation disponibles sur les sites de chaque outil).

Enfin, il est recommandé par Renater de ne pas utiliser les outils RenaVisio et Rendez-vous pour l’enseignement (usages de type réunion).

Recommandations pour l’outil Compilatio (outil de détection du plagiat)

Il est conseillé de privilégier les soirées pour effectuer les analyses afin d’éviter la plage horaire 9h-16h particulièrement utilisée par les usagers. Si Moodle est utilisé pour les analyses de documents, vous pouvez programmer les analyses pour qu’elles soient effectuées par exemple durant la nuit.

FAQ : plateforme pédagogique Moodle, classe virtuelle, conception de vidéos

Cette Foire Aux Questions répertorie les réponses aux questions les plus fréquentes sur différentes thématiques pour la gestion de la distance : plateforme pédagogique, réalisation de vidéos, classe virtuelle. Elle est alimentée régulièrement.

Plateforme pédagogique Moodle

Pour vous connecter à la plateforme vous avez besoin de votre identité numérique UBS. Deux chemins d’accès sont possibles : En cas d’oubli de votre mot de passe d’accès à l’ENT, vous pouvez le réinitialiser si votre adresse de courriel personnelle est connue à l'établissement (adresse personnelle saisie lors de votre inscription) : rendez-vous sur le site monsesame. Dans le cas contraire, vous devrez faire une demande à https://17017.univ-ubs.fr.
La création d’un espace cours nécessite de faire une demande au SUP. Pour cela, cliquez sur "ouvrir un espace de cours” sur la page d’accueil de la plateforme puis remplir le formulaire dédié en sélectionnant bien la catégorie souhaitée. Un guide ”premiers pas” est à votre disposition dans lequel vous trouverez la procédure demander la création d’un espace cours.
Trois solutions pour l’inscription des étudiants sur un espace de cours :   Inscription manuelle : dans le bloc Réglages > Utilisateurs > Utilisateurs inscrits puis ajouter chacun des inscrits.   Inscrire en masse des étudiants à partir de leurs mails UBS : la méthode d’inscription manuelle peut être fastidieuse dès lors que le nombre d’étudiants est important. Une alternative existe désormais, avec l’inscription des utilisateurs “en masse” à partir d’un simple fichier texte : détail de la procédure.   Auto-inscription : les étudiants s’inscrivent eux-mêmes en recherchant le cours. Le plus simple est de transmettre le lien du cours (URL sur ce format : http://moodle.univ-ubs.fr/course/view.php?id=xxxx) via liste de diffusion par exemple.
Si :
    • un espace cours existe déjà ;
    • les étudiants concernés y sont inscrits / sont informés qu'un espace dédié est disponible;
Vous pouvez simplement ajouter une activité "Devoir" pour récupérer les rendus des étudiants (pdf, traitement de texte, feuilles de calcul, images, sons ou séquence vidéo). La démarche détaillée à suivre est disponible ici.
Vous avez la possibilité d’ajouter sur le test des "dérogations utilisateurs" qui permettent d’ajouter des paramètres spécifiques de dates, de temps etc. Dans le bloc Administration du test / Dérogations utilisateur, il vous suffit de rechercher l'étudiant dans la case dédiée et d’ajouter ses paramètres spécifiques.
Pour l'activité Test : à partir du moment où vous avez défini un créneau d'ouverture, il est impossible pour les participants de voir / répondre aux questions. Pour l'activité de dépôt de fichiers (Devoir) : la date d'ouverture de l'activité limite la possibilité de déposer des fichiers. Par contre, si vous souhaitez écrire la consigne dans le champ de description et faire en sorte que celle-ci apparaît au moment de l'ouverture, assurez-vous de bien décocher Toujours afficher la description dans les paramètres de disponibilité. ! Vous pouvez également à chaque instant cliquer sur votre avatar en haut à droite et dans le menu déroulant choisir Prendre le rôle de - étudiant. Vous allez pouvoir visualiser ce qu'un étudiant voit actuellement dans votre cours. Pour revenir à votre rôle normal, suivez la même démarche.
Le dépôt direct de fichiers sur la plateforme est limité à 250Mo. En cas de fichiers très volumineux (autres que vidéos) préférez ponctuellement volumen.univ-ubs.fr et insérez le lien de téléchargement obtenu (jusqu’à 5Go, valable 30 jours) sur l’espace moodle. Pour la mise en ligne de vos ressources vidéo, veuillez privilégier le serveur vidéo dédié, disponible à partir de la plateforme pédagogique dans la liste d’activités et de ressources disponibles / Ressource du MediaServer.

Classe virtuelle Via

Vous pouvez créer une session de classe virtuelle directement depuis un espace de cours Moodle ou bien directement sur e-learning.sviesolutions.com/ (nécessite d'effectuer les inscriptions). Vous trouverez toute la procédure détaillée ici : https://actutice.fr/guides/ubs-classe-virtuelle-moodle/
Plusieurs modes de connexions sont possibles : privilégiez l’application et conseillez la également aux étudiants (le mode web présente des soucis d’affichage liés à flash avec certaines configurations).

Il vous sera proposé de la télécharger au lancement d’une session.

Une fois l’application bien installée, sélectionner J’ai déja l’application après avoir cliqué sur Accéder dans le mail reçu puis au niveau de l’activité dans l’espace cours Moodle :

Rendez-vous sur votre activité déjà créée dans votre espace cours. Dans “Envoyer courriel d’invitation“ vous pouvez rédiger un message personnalisé destiné aux participants inscrites à l'activité. Ils disposeront aussi dans ce mail d’un lien vers la session.
Vous trouverez sur cette page les différents installateurs : https://assistance.sviesolutions.com/language/fr/partage-decran/. Si vous utilisez un navigateur spécifique, essayer avec un autre (firefox, chrome ...) ou avec l'application.
Rechercher "Confidentialité" dans les paramètres puis "Autoriser les applications à accéder à votre caméra" et "Autoriser les applications à accéder à votre microphone"
Pour une soutenance individuelle ou en groupe restreint (enseignant, maitre de stage, étudiant concerné), il est conseillé de créer la session directement depuis e-learning.sviesolutions.com (“créer une activité” en haut de la page d’accueil). Cela permettra notamment d’y inviter des extérieurs. Hormis cette fonctionnalité et le système d’ajout manuel des participants, les paramétrages restent similaires à une création sur moodle.

Réalisation de vidéos pédagogiques

Pour la mise en ligne de vos ressources vidéo, veuillez privilégier le serveur vidéo dédié. Après avoir "activé le mode édition, choisir "Ressource du MediaServer" dans la liste d’activités et de ressources disponibles . Ajouter alors un titre (1), sélectionner "envoyer une vidéo" (2), puis parcourir (3) pour aller sélectionner la vidéo sur votre ordinateur, ajouter alors le média (4).  
La vidéo est alors mise en ligne (peut prendre un moment, en fonction de votre connexion internet et du poids de la vidéo). Elle apparait ensuite en vignette, il suffit alors de valider la page moodle :  
! Le stockage personnalisé est actuellement de 25Go, néanmoins veuillez supprimer les ressources dont vous n'auriez plus besoin au terme de votre cours.
Sans montage, il est possible de faciliter la navigation de l'utilisateur en chapitrant sa vidéo directement sur le serveur vidéo. Le chapitre sera ensuite présent à droite de la vidéo, le lien crée permettant de s'y rendre directement. Pour ce faire, sélectionner le point de début de chapitre sur la vidéo (1) puis ajouter chapitre (2), ajouter le titre (3) et valider (4). Vous pouvez également retrouver la procédure en vidéo.
La plupart des vidéos de la plateforme sont hébergées sur un serveur vidéo externe (Ubicast). L'intégration dans une fenêtre Moodle nécessite d'autoriser les cookies au niveau de votre navigateur. Pour ce faire :
  • Avec Firefox : Options, vie privée et sécurité, choisissez le niveau standard ou Strict et redémarrer le navigateur ou alors accepter les cookies du site ubs.ubicast.tv
  • Avec Google Chrome / Safari : Paramètres, Paramètres avancés, Confidentialité et sécurité, Paramètres des sites, Confidentialité et sécurité, ne pas "Bloquer les cookies tiers". Ou alors acceptez les cookies du site ubs.ubicast.tv
  • Avec Microsoft Edge, Paramètres, Confidentialités et sécurité, Cookies, "Ne pas bloquer les cookies" ou alors acceptez les cookies du site ubs.ubicast.tv
Plus d'options (navigateurs, mobile etc) : https://www.accepterlescookies.com/.  

Évaluation d’un oral à distance : synchrone / asynchrone

1. Évaluation d’un oral via un outil de visioconférence (synchrone)

Si vous souhaitez faire une série de questions – réponses après l’exposé oral de vos étudiants ou effectuer une soutenance, vous devrez opter pour la visioconférence / la classe virtuelle.

  • l’outil institutionnel proposé par l’UBS est SVI – VIA.

Pour une soutenance individuelle ou en groupe restreint (enseignant, maitre de stage, étudiant concerné), il est conseillé de créer la session directement depuis e-learning.sviesolutions.com/ (“créer une activité” en haut de la page d’accueil).

Cela permettra notamment d’y inviter des extérieurs. Hormis cette fonctionnalité et le système d’ajout manuel des participants, les paramétrages restent similaires à une création sur moodle.

  • d’autres outils alternatifs non institutionnels peuvent aussi être utilisés pour les visioconférences.

Quelques conseils de mise en œuvre :

  • demander en amont aux étudiants de tester leurs matériels (caméra, écouteurs, microphone) et de s’assurer d’avoir une connexion correcte et stable (filaire préférentiel).
    • Si vous utilisez une classe virtuelle Via, vous pouvez les solliciter de faire l’assistant de configuration disponible sur la page de l’activité et sur les invitations envoyées.
  • instaurer les règles de communication au début de chaque session (avec tout le groupe ou avec chaque participant si enchaînement de présentations).
  • prévoir dans votre planning au moins 5min. de temps pour connexion, autorisation audio par participant (si enchaînement).
  • si possible, collecter et télévérser les supports de présentation de vos étudiants en amont (de plus, le téléversement des fichiers peut prendre du temps sur les créneaux plus chargés des serveurs).
  • prévoir un plan B – si un étudiant n’arrive pas à vous joindre, est-ce que vous prévoyez un autre créneau ? Lui demandez de vous envoyer un enregistrement ?

2. Évaluation d’un oral via un dépôt de fichier vidéo par l’étudiant (asynchrone)

Si vous préférez transformer l’exercice de l’exposé oral à la production d’une présentation audiovisuelle, les étudiants devront transmettre leurs productions grâce à l’activité “Devoir”.

Quelques conseils de mise en œuvre :

  • Techniques :
    • la taille maximale de dépôt de fichiers dans l’activité Devoir sur la plateforme pédagogique coté étudiants est de 100Mo. Pensez à prévenir vos étudiants et de leur conseiller d’utiliser Powerpoint pour la création de leurs vidéos ainsi que d’utiliser moins d’effets d’animation et d’images de haute résolution.
      Pour information, tous les étudiants de l’UBS disposent d’un passeport Office 365 leur permettant d’installer Powerpoint.
    • si les présentations de vos étudiants seront plus importantes que 100Mo, vous pouvez leur demander de vous les transmettre par lien volumen.
      • Pour éviter l’encombrement de mails, vous pouvez toujours ouvrir une activité Devoir et avec type de remise – texte en ligne leur demandant de partager les liens de partage Volumen de leurs fichiers vidéo.
      • Demander aux étudiants d’intituler leurs fichiers d’une manière uniforme (par ex.nom_prénom_promo).
    • le format vidéo recommandé est .MP4 (lisible par tous)
  • Pédagogiques :
    • pour évaluer ce type de format, une grille critériée d’évaluation communiquée aux étudiants peut être pertinente Il est important de définir dès le départ à quel point l’aspect audiovisuel sera pris en compte lors de leur évaluation.